La pause café au bureau est bien plus qu'un simple moment de détente. C'est un rituel social, une pause bienvenue dans le rythme parfois soutenu du travail quotidien. Elle favorise les échanges informels, renforce les liens entre collègues et stimule la créativité.
Chez Crack Cafés, nous sommes persuadés que le café peut être partie prenante dans la politique RSE (Responsabilité Sociétale et Environnementale) d’une entreprise ainsi que dans ses démarche QVT (Qualité de Vie au Travail) pour ses collaborateurs.
L’espace café de votre entreprise est le reflet de votre volonté de faire de votre entreprise un lieu accueillant pour vos collaborateurs mais aussi pour vos visiteurs (clients, prestataires…). C’est un vecteur d’image d’entreprise et d’attractivité.
Dans cet article, nous explorerons les différents aspects à considérer pour choisir la machine à café idéale pour votre entreprise, pour des pauses café réussies, dans des conditions fonctionnelles et économiquement adaptées.
Les Questions à Se Poser pour Bien Choisir une Machine à Café pour Votre Entreprise :
Choisir une Machine à café à Grains ou à Capsules pour mon entreprise ?
Les avantages des machines à café à capsules au bureau
Les machines à café à capsules offrent une série d'avantages qui les rendent très attrayantes pour de nombreux environnements professionnels. Tout d'abord, leur facilité d'utilisation est remarquable : il suffit d'insérer une capsule et d'appuyer sur un bouton pour obtenir une tasse de café, ce qui réduit considérablement le temps et les efforts nécessaires pour préparer une boisson. La variété de saveurs disponibles, pouvant répondre aux goûts diversifiés des employés est une autre raison qui explique qu’on puisse l’apprécier. En outre, les machines à capsules nécessitent souvent moins d'entretien que les machines à grains, ce qui réduit les coûts et le temps consacrés à la maintenance. Enfin, leur design compact s'intègre aisément dans n'importe quel espace de bureau.
Les inconvénients des machines à café à capsules au bureau
Malgré leur praticité et leur facilité d'utilisation, les machines à café à capsules présentent également plusieurs inconvénients lorsqu'elles sont utilisées en entreprise. Tout d'abord, les capsules individuelles génèrent une quantité considérable de déchets plastiques, ce qui pose des problèmes environnementaux. En effet, la plupart des capsules ne sont pas recyclables ou sont difficiles à recycler, ce qui contribue à l'accumulation des déchets et à la pollution. De plus, le coût des capsules individuelles peut être significativement plus élevé que l'achat de café en vrac, ce qui peut représenter une dépense financière importante pour l'entreprise, surtout si la consommation de café est élevée. En outre, la diversité des saveurs et des types de café disponibles en capsules peut être limitée par rapport aux options offertes par d'autres méthodes de préparation, ce qui peut restreindre les choix des employés et des clients. En somme, bien que les machines à café à capsules offrent des avantages indéniables, il est essentiel de prendre en compte ces inconvénients lors de leur utilisation en entreprise.
Les avantages des machines à café à grains au bureau
Les machines à café à grains offrent une expérience authentique et personnalisée de dégustation du café, ce qui en fait un choix attrayant pour de nombreux bureaux. L'un des principaux avantages réside dans la fraîcheur du café qu'elles offrent. En utilisant des grains entiers, les machines à café à grains préservent l'arôme et la saveur naturels du café, ce qui améliore fortement la dégustation comparée à du café moulu de longue date. De plus, les machines à grains offrent une plus grande variété de choix puisqu’elles ne contraignent pas à l’utilisation d’une marque de café en particulier. Elles permettant également aux utilisateurs de personnaliser leur boisson selon leurs préférences individuelles (ristretto, espresso, café long, boissons lactées etc). Elles sont également économiques à long terme, car l'achat de grains en vrac est généralement moins coûteux que l'achat de capsules individuelles. Enfin, investir dans une machine à café à grains peut renforcer le sentiment de satisfaction des employés en offrant une expérience caféine de haute qualité au sein de l'environnement de travail.
Les inconvénients des machines à café à grains pour au bureau
Les machines à café à grains présentent également certains inconvénients lorsqu'elles sont utilisées en entreprise. Tout d'abord, ces machines peuvent nécessiter un investissement initial plus élevé que d'autres types de machines à café, ce qui peut représenter un frein financier pour certaines entreprises, en particulier les petites structures. De plus, les machines à grains nécessitent un entretien régulier, y compris le nettoyage du broyeur et le détartrage, ce qui peut demander du temps et des ressources supplémentaires pour le personnel chargé de l'entretien. De plus, la capacité limitée des réservoirs à grains peut nécessiter un réapprovisionnement fréquent, ce qui peut être contraignant dans les environnements de travail très fréquentés. Enfin, bien que la qualité du café soit généralement supérieure avec les machines à grains, il est important de s'assurer que les grains utilisés sont de bonne qualité et frais pour garantir une expérience caféine optimale. En résumé, bien que les machines à café à grains offrent de nombreux avantages, il est essentiel de prendre en compte ces élément lors de leur intégration dans un environnement professionnel et de choisir la machine la mieux adaptée à ses besoins.
Quelle quantité de café mon entreprise consomme-t-elle ?
Le choix de la machine à café pour votre entreprise dépendra fortement des quantités de café qu’elle devra produire quotidiennement.
Une méthode courante pour cette estimation consiste à évaluer le nombre d'employés et leur consommation moyenne de café par jour. Pour ce faire, vous pouvez distribuer un sondage anonyme ou observer les habitudes de consommation sur une période donnée. En utilisant ces données, vous pouvez calculer une estimation globale du nombre de tasses de café consommées chaque jour. Il est également important de prendre en compte les périodes de pointe, comme le début de la journée ou les pauses après le déjeuner, pendant lesquelles la machine sera fortement sollicitée (elle doit pouvoir tenir le choc !). Pensez également dans votre calcul aux consommateurs externes à votre entreprise : prestataires, clients, qui, selon votre activité, peuvent impacter la consommation globale de votre entreprise.
De combien de machines à café ai-je besoin pour mon entreprise ?
Pour évaluer le nombre de machines à café nécessaires pour une entreprise en fonction de la répartition de ses espaces, il est crucial de prendre en compte plusieurs facteurs. Tout d'abord, il est essentiel de considérer la taille de l'entreprise ainsi que le nombre d'employés répartis dans différents départements ou zones de travail. Ensuite, il est important d'analyser la densité de l'activité dans chaque zone, en tenant compte des périodes de pointe et des moments de moindre affluence. Les zones à forte fréquentation nécessiteront probablement plus de machines pour éviter les files d'attente et les temps d'attente prolongés. De plus, il est recommandé d'installer des machines à café dans des endroits stratégiques, tels que les zones de pause, les salles de réunion et les espaces communs, pour garantir un accès facile à tous les employés. En évaluant soigneusement la répartition des espaces et des effectifs, vous pourrez déterminer le nombre optimal de machines à café pour répondre efficacement aux besoins de votre entreprise et offrir une expérience caféine fluide à vos collaborateurs.
Est-ce que j’offre le café à mes employés ? Ou ai-je besoin d’une machine à café avec monétique ?
Cette question dépend de la politique de votre entreprise, il est important d’y répondre avant de faire le choix de votre machine à café. Si vous souhaitez faire payer le café à vos collaborateurs, vous aurez certainement besoin d’un système de paiement ou d’une fonctionnalité de monétique sur votre future machine.
La machine à café de mon entreprise doit-elle permettre de faire des boissons lactées ?
Beaucoup d’entre nous apprécions le réconfort d’un cappuccino ou d’un latte. Vos employés seront certainement ravis d’être en mesure de se préparer des boissons lactées au bureau. Dans ce cas votre machine à café devra soit être munie d’une buse à vapeur (le lait sera conservé dans un réfrigérateur, à prévoir donc). Certaines machines peuvent être munies d’un compartiment réfrigéré pour le lait, ce qui simplifiera grandement la préparation automatisée de ces boissons.
Attention à bien nettoyer les circuits de lait ! Cela doit attirer votre attention parce qu’un manque d’hygiène peut entraîner des maladies importantes.
La machine à café de mon entreprise doit-elle permettre de faire du thé ?
En option sur les machines à café, la fonction « eau chaude » peut être intéressante à inclure dans vos critères de sélection : vous satisferez ainsi une bonne partie de vos collaborateurs amateurs de thés et de tisanes.
Que penser des cafetières filtre pour le bureau ?
Ce n’est pas forcément ce qui vient tout de suite à l’esprit mais les cafetières filtre présentent de nombreux avantages au bureau. Elles sont simples d’utilisation, elles permettent de préparer des quantités importantes de café, elles favorisent la convivialité.
Elles sont une alternative très abordable et contrairement à ce que l’on pourrait croire, on peut faire un très bon café filtre ! Attention bien sûr à bien choisir votre café : fraîchement torréfié et fraîchement moulu à la bonne taille de préférence.
Elles nécessitent peu de logistique, peu d’entretien et prennent peu de place. Il est intéressant de les prendre en compte dans votre réflexion !
Quels meubles et quel agencement pour l'espace café de mon entreprise ?
Il s’agit là de proposer une expérience utilisateur sans couture ou presque : de l’arrivée dans l’espace de pause à la sortie, tout doit être pensé (pas d’inquiétude, vous pourrez optimiser ce qui peur l’être au fur et à mesure).
Avez-vous pensé aux meubles ? Aux prises ? Au raccordement de la machine si celle-ci est à raccorder à l’arrivée d’eau ? aux consommables ? gobelets, sucres etc. Aux couvercles pour les gobelets si les utilisateurs ont tendance à prendre leur café ailleurs ? Au nettoyage de l’espace ? Au marc de café ? Sera-t-il jeté ou recyclé ?
Organisez une session de réflexion autour de ce thème en interne ou contactez des professionnels de l’agencement pour un coffee corner au top !
Faut-il acheter ou louer une machine à café pour mon entreprise ?
Le choix entre l'achat et la location d'une machine à café pour votre entreprise est une décision importante qui peut avoir un impact sur votre budget et sur votre organisation.
Acheter une machine à café pour votre entreprise
L’achat d'une machine à café a l’avantage de pouvoir être amorti sur la durée au plan financier, et d’éviter des mensualités. Sur le long terme, cela peut s’avérer être une solution plus économique, quoi qu’il faille bien prendre en compte les frais d’entretien et de maintenance ainsi que le risque de panne dans la comparaison.
Vous devrez cependant prendre à votre charge et gérer vous-même les problèmes d’entretien et de maintenance le cas échéant, ce qui peut s’avérer compliqué quand on a déjà tellement de choses urgentes à gérer !
Louer une machine à café pour votre entreprise
La location d’une machine à café implique des mensualités mais limite les mauvaises surprises. La plupart des contrats de location comprennent des services de maintenance réguliers, des réparations et même le remplacement de la machine en cas de dysfonctionnement, ce qui offre une certaine tranquillité d'esprit. De plus au bout d’un certain temps (36 ou 48 mois généralement) le contrat prévoit souvent le remplacement de la machine par une machine neuve, ce qui évite les problèmes liés à la vétusté.
Il est important d'évaluer attentivement les avantages et les inconvénients de chaque option avant de prendre une décision. Quelle que soit votre décision, l'objectif principal est de fournir à vos employés une expérience caféine de qualité qui contribue à leur bien-être et à leur productivité au travail.
Comment estimer le budget nécessaire à ma solution café d’entreprise ?
Votre budget café sera bien sûr fonction de la taille de votre entreprise et des options café que vous souhaiterez intégrer. Voici les postes à prendre en compte dans votre estimation :
- Machine(s)
Nombre de machines et typologie de machines (capacité, taille, avec ou sans lait, avec ou sans monétique…) feront varier le budget.
- Café
Quantité et qualité du café, en grains ou en capsules… Votre café pourra vous coûter en 10€ (pour un café en grains de faible qualité) et 60€/kilo (pour le café en capsules). Ajoutez les frais de livraison le cas échéant.
- Thé
Si vous proposez du thé en plus du café, pensez à l’intégrer à votre budget.
- Lait
Si vous offrez la possibilité de préparer des boissons lactées, il faudra forcément penser au lait ! Frais ou en poudre selon la machine choisie.
- Sucres et touillettes
Indispensables pour une partie de vos utilisateurs, pensez aux bûchettes de sucre et aux touillettes !
- Gobelets
Autant que possible vous essaierez d’utiliser des tasses réutilisables mais il est parfois requis d’avoir à disposition des gobelets, de petite taille (10 ou 15 cl) pour les espresso, de plus grande taille pour les allongés ou les boissons lactées (20 à 25cl)…
- Meubles et set-up
Au-delà de la machine et du café, l’environnement dans lequel auront lieu les pauses café doit être réfléchi afin qu’il soit fonctionnel et agréable. Savez-vous sur quel meuble la machine sera placée ? Est-il assez grand ? Y a-t-il assez de place au-dessus pour verser le café dans le réservoir ? Y a-t-il une prise non loin ? Un point d’eau pour remplir le réservoir ? Si la machine est raccordée à l’arrivée d’eau, le raccordement sera-t-il faisable ? Où videra-t-on le réservoir à marc de café ? Que fera-t-on du marc ? Des poubelles sont-elles prévues non loin ? Où placera-t-on les gobelets, les sucres, les touillettes ? Comment le nettoyage sera-t-il organisé ?En répondant à toutes ces questions, il se peut que de nouveaux postes de coûts apparaissent, notez-les !
- Maintenance et entretien
Que votre machine soit mise en location ou que vous l’achetiez, il faudra penser dans votre budget aux produits d’entretien (détartrants, cartouches filtrantes…) ainsi qu’à la maintenance. Celle-ci est souvent incluse dans un contrat de location, avec une machine de remplacement en cas de réparation. Si ce n’est pas le cas, il faut ajouter au budget un service de maintenance.
En conclusion, le choix de la machine à café pour votre entreprise ne doit pas être pris à la légère. En prenant en compte les besoins spécifiques de votre équipe et de votre entreprise, vous pouvez créer un espace de travail convivial et stimulant.